Panduan Petugas · Internal PPID

Memproses permohonan hingga jawaban terkirim ke pemohon

Panduan lengkap alur kerja petugas: dari Dinas Pendidikan meregistrasi & memverifikasi permohonan, menyusun draft jawaban, hingga persetujuan berjenjang di PPID Utama dan pengiriman jawaban ke pemohon. Contoh menggunakan akun Dinas Pendidikan dan pemohon uji [email protected].

Dinas: Registrasi & Verifikasi → Admin PIC → Staff PIC → Ketua Sub Kelompok → Terkirim ke Pemohon

Level 1Dinas / SKPDRegistrasi, verifikasi dokumen, susun draft jawaban, & kirim akhir.

Level 2 · Admin PICAdmin PIC PPID UtamaReview draft dari Dinas, teruskan atau minta revisi.

Level 2 · Staff PICStaff PIC PPID UtamaPeriksa draft, teruskan ke Ketua Sub Kelompok.

Level 2 · KasiKetua Sub KelompokPersetujuan final, siapkan jawaban untuk dikirim.

Alur berjenjang. Setiap draft jawaban melewati beberapa tahap persetujuan sebelum terkirim: draft dibuat Dinas → direview Admin PIC → Staff PIC → disetujui Ketua Sub Kelompok → dikirim ke pemohon oleh Dinas. Di setiap tahap, petugas dapat menyetujui (Selesai) atau mengembalikan untuk revisi.

Bagian A — Dinas Pendidikan

Registrasi, verifikasi, dan penyusunan draft jawaban permohonan.

Login ke Panel Admin

Dinas Pendidikan

Buka halaman /login, masukkan username dan password akun Dinas, lalu klik Masuk PPID. Sistem akan menampilkan verifikasi captcha — ketik kode yang muncul untuk melanjutkan.

Halaman login panel admin PPID DKI Jakarta.

Setelah kredensial benar, muncul kotak Verifikasi Captcha. Masukkan 5 karakter sesuai gambar; sistem otomatis memproses login.

Dashboard SKPD

Dinas Pendidikan

Setelah login, Anda masuk ke Dashboard SKPD yang menampilkan ringkasan: total permohonan, jumlah yang belum diperiksa, sedang diproses, sudah diverifikasi, dan selesai — beserta tren 6 bulan dan permohonan terbaru.

Untuk mengelola daftar permohonan, buka menu Permohonan di sidebar. Di sini tampil seluruh permohonan dengan status, batas waktu, dan tombol Detail / Jawab Langsung.

Daftar permohonan SKPD — Daftar Pemohon Informasi Publik dengan status tiap permohonan.

Registrasi Permohonan

Dinas Pendidikan

Untuk permohonan yang masuk secara langsung, klik Registrasi Permohonan, lalu lengkapi identitas pemohon, detail informasi, serta cara memperoleh & salinan. Pastikan email pemohon benar — ke sanalah jawaban akan dikirim.

Form registrasi permohonan terisi — Form registrasi permohonan (contoh: pemohon uji, email [email protected]).

Klik Simpan Permohonan dan konfirmasi. Sistem menerbitkan Kode Permohonan (mis. 26-3740-27) dan membuka halaman detail permohonan.

Halaman detail permohonan setelah dibuat — Permohonan berhasil dibuat — siap diverifikasi.

Verifikasi Kelengkapan Dokumen

Dinas Pendidikan

Pada panel Tindak Lanjut, lakukan Checklist Kelengkapan Dokumen. Untuk kategori Perorangan, centang Sesuai pada Formulir Permohonan dan Fotokopi KTP. Bila lengkap, tombol Dokumen Lengkap akan aktif.

Bila dokumen tidak lengkap, centang “Tidak Sesuai”, tulis catatan, dan gunakan Ajukan Perbaikan Ke Pemohon — sistem mengirim permintaan perbaikan ke email pemohon.

Setelah menekan Dokumen Lengkap, sistem memverifikasi & memberi notifikasi ke pemohon bahwa dokumen diterima. Status berubah menjadi DOKUMEN LENGKAP dan muncul tautan Jawab Langsung.

Status dokumen lengkap — Status “Dokumen Lengkap” — permohonan siap dijawab.

Susun Draft Jawaban & Kirim ke PPID Utama

Dinas Pendidikan

Buka Jawab Langsung. Pilih Hasil Jawaban (Diterima) dan Pilihan Jawaban Surat, lalu tulis isi jawaban pada editor Draft Jawaban Permohonan dan isi kolom Pesan.

Editor draft jawaban terisi — Tulis isi jawaban pada editor draft.

Klik Verifikasi Draft Jawaban untuk mengirim draft ke PPID Utama. Status berubah menjadi “Menunggu Verifikasi PPID Utama” dan draft tercatat di riwayat.

Draft terkirim ke PPID Utama — Draft terkirim — menunggu review berjenjang PPID Utama.

Jenis Jawaban: Permohonan Umum vs Riset

Pada kolom “Pilihan Jawaban Surat”, petugas menentukan jenis jawaban. Pemohon tidak memilih ini — penentuannya ada di sisi petugas saat menjawab. Tersedia tiga pilihan:

Dropdown Pilihan Jawaban Surat — Dropdown “Pilihan Jawaban Surat” dengan tiga opsi.

Pilihan	Untuk
Menggunakan Surat umum	Permohonan umum. Jawaban berupa surat resmi yang ditandatangani PPID — petugas wajib melampirkan file surat jawaban.
Tanpa Surat riset	Izin riset & penelitian. Dijawab langsung tanpa surat/lampiran.
Tanpa Surat	Pemberitahuan tertulis bahwa informasi tidak tersedia di Pemprov DKI Jakarta.

Bila memilih “Menggunakan Surat” (umum), muncul bagian Upload Attachment untuk mengunggah berkas surat jawaban (PDF/JPG/PNG/DOC, total < 18 MB). File yang diunggah tampil di panel List Attachment. Bagian ini tidak muncul untuk jawaban riset.

Upload Attachment untuk permohonan umum — Permohonan umum: unggah surat jawaban pada “Upload Attachment”.

Selain langkah lampiran surat ini, sisa alur (persetujuan berjenjang & pengiriman ke pemohon) sama untuk umum maupun riset.

Bagian B — PPID Utama

Persetujuan berjenjang: Admin PIC → Staff PIC → Ketua Sub Kelompok.

Setiap tahap berikut dilakukan oleh akun PIC yang berbeda. Login sesuai peran, buka menu Penyelesaian permohonan → Daftar jawaban informasi, lalu buka Detail permohonan yang berstatus menunggu.

Review oleh Admin PIC

Admin PIC PPID Utama

Login sebagai Admin PIC. Pada Daftar jawaban informasi, permohonan tampil berstatus “Menunggu Verifikasi Admin PIC PPID Utama”. Buka detailnya.

Daftar jawaban informasi di PPID Utama — Antrean draft jawaban yang menunggu persetujuan PPID Utama.

Periksa draft jawaban. Bila sesuai, ubah Status menjadi Selesai lalu klik Kirim. Draft diteruskan ke tahap berikutnya (Staff PIC). Bila perlu perbaikan, pilih “Revisi … Untuk Skpd”.

Review draft oleh Admin PIC — Halaman review draft.

Verifikasi Admin PIC berhasil — “Data Verifikasi Berhasil Di Update”.

Persetujuan Staff PIC

Staff PIC PPID Utama

Login sebagai Staff PIC, buka permohonan yang sama. Periksa draft, ubah Status menjadi Selesai dan klik Kirim untuk meneruskan ke Ketua Sub Kelompok (Kasi). Pilihan “Revisi … Untuk Admin PIC / Staff PIC” tersedia bila perlu dikembalikan.

Riwayat verifikasi mencatat setiap langkah — siapa menyetujui, kapan, dan pesannya — sehingga jejak audit tetap lengkap.

Persetujuan Final — Ketua Sub Kelompok

Kasi / Ketua Sub Kelompok

Login sebagai Ketua Sub Kelompok (Kasi). Di halaman verifikasi, tersedia tombol Kirim Ke Pemohon. Isi kolom Pesan (wajib), ubah Status menjadi Selesai, lalu klik Kirim.

Persetujuan final Ketua Sub Kelompok, status “Selesai”.

Kolom Pesan wajib diisi. Jika kosong, muncul peringatan Silahkan tulis pesan anda terlebih dahulu.

Setelah disetujui, status menjadi “Persiapan dikirim ke pemohon” dan permohonan kembali ke Dinas untuk pengiriman akhir.

Kirim Jawaban ke Pemohon

Dinas Pendidikan

Login kembali sebagai Dinas, buka Proses Permohonan → Verifikasi, lalu buka Detail permohonan yang berstatus “Persiapan Di Kirim Ke Pemohon”. Klik tombol Kirim Ke Pemohon.

Tombol Kirim Ke Pemohon di Dinas — Tombol final “Kirim Ke Pemohon”.

Konfirmasi “Apa Anda sudah yakin Akan Mengirim Jawaban Permohonan Ke Pemohon” dengan Ya. Sistem mengirim email jawaban ke pemohon dan menandai permohonan Selesai.

Jawaban berhasil terkirim ke pemohon — Konfirmasi: “Jawaban Permohonan Berhasil Terkirim Ke Pemohon”.