← Alur Permohonan · Permohonan Online (Umum)

Permohonan online (umum) — dari pemohon sampai terkirim

Alur permohonan informasi yang diajukan sendiri oleh pemohon secara online — lewat website maupun aplikasi mobile (mobile apps) — dengan jawaban bertipe umum (surat resmi). Berbeda dengan permohonan langsung, permohonan online masuk ke PPID Utama dulu, lalu didisposisi ke SKPD. Contoh memakai pemohon uji [email protected].

Pemohon Ajukan Online → Masuk PPID Utama → Disposisi ke Dinas Pendidikan → SKPD Verifikasi & Jawab Umum → Approval Berjenjang → Terkirim

Permohonan Online

Diajukan pemohon sendiri lewat web / mobile apps
Masuk ke PPID Utama dulu (Organisasi = PPID Utama, belum ada kode)
Identitas pemohon terkunci — perlu request akses
PPID Utama disposisi ke SKPD tujuan

Permohonan Langsung

Diregistrasi petugas SKPD (datang langsung)
Langsung masuk ke SKPD & dapat kode
Petugas SKPD punya akses penuh identitas
Tidak perlu disposisi dari PPID Utama

Perbedaan utama alur online. Permohonan online adalah yang diajukan pemohon sendiri lewat website atau aplikasi mobile (mobile apps). Karena diajukan sendiri, permohonan tidak langsung masuk ke SKPD: ia mendarat di PPID Utama tanpa kode, identitas pemohon diblur/terkunci demi perlindungan data pribadi, dan PPID Utama harus mendisposisikan ke perangkat daerah yang dituju sebelum diproses.

Bagian A — Pemohon (Online)

Masyarakat mengajukan permohonan sendiri lewat form publik.

Ajukan Permohonan Online

Pemohon

Buka form di /permohonan-informasi, lengkapi data, unggah KTP, isi rincian informasi, lalu klik Ajukan Permohonan. Untuk permohonan umum, rincian biasanya berupa salinan surat/dokumen resmi.

Form permohonan online terisi (email [email protected], KTP terunggah).

Isi seluruh kolom sesuai data diri, dan KTP wajib diunggah. Untuk permohonan umum, sebutkan dokumen/surat resmi yang diminta pada kolom Rincian Informasi.

Konfirmasi & Kode via Email

Pemohon

Setelah terkirim, muncul konfirmasi “Sukses”. Nomor pendaftaran & tanda terima dikirim ke email (inbox atau spam) dalam estimasi 2×24 jam hari kerja.

Konfirmasi Sukses permohonan online — Konfirmasi “Sukses” — permohonan online berhasil dikirim.

Bagian B — PPID Utama

Menerima permohonan online, membuka akses identitas, & mendisposisi ke SKPD.

Login & Dashboard PPID Utama

PPID Utama

Semua permohonan online pertama kali masuk ke PPID Utama, bukan langsung ke SKPD. Karena itu petugas PPID Utama yang menanganinya lebih dulu. Login di /login, lalu masukkan kode verifikasi captcha. Setelah berhasil, terbuka Dashboard PPID berisi ringkasan permohonan & statusnya (Belum Diperiksa, Sedang Diproses, Sudah Diverifikasi, Selesai, dll).

Buka menu Permohonan di sidebar. Permohonan online yang baru masuk mudah dikenali: Cara Pengajuan = Online, Organisasi = “PPID Utama”, dan kode masih kosong (tanda belum didisposisi ke SKPD). Klik Detail untuk membukanya — isinya seperti pada langkah 4 berikut.

Detail Terkunci & Request Akses Identitas

PPID Utama

Di halaman detail, kolom Cara Pengajuan Permohonan Informasi bernilai Online — menegaskan permohonan ini diajukan sendiri oleh pemohon. Untuk melindungi data pribadi, identitas pemohon disamarkan (masking): NIK, foto KTP, alamat, email, dan nomor telepon tidak ditampilkan penuh — hanya nama yang terbuka.

Untuk membuka data lengkap, petugas menekan “Request Akses ke Koordinator”; data baru terbuka setelah koordinator menyetujui. Pengecualian: koordinator sudah memiliki Akses Penuh sejak awal (ditandai badge hijau “Akses Penuh” seperti pada gambar) — sebab itu langkah disposisi berikutnya memang dikerjakan oleh koordinator.

Kenapa ada fitur ini? Untuk menjaga kerahasiaan data pribadi pemohon (NIK, KTP, alamat, email, telepon) sesuai prinsip perlindungan data. Data hanya bisa dibuka lewat permintaan akses yang disetujui koordinator, dan setiap permintaan/pembukaan tercatat pada jejak audit.

Disposisi ke Dinas Pendidikan

Koordinator PPID Utama

Menentukan SKPD tujuan adalah wewenang Koordinator PPID Utama (petugas lain akan ditolak dengan pesan “Hanya Koordinator yang dapat mengganti PIC”). Sebagai koordinator, buka detail permohonan yang sama, lalu turun ke panel Tindak Lanjut. Pada kolom Organisasi Saat Ini, ubah PPID Utama menjadi SKPD yang dituju — contoh: DINAS PENDIDIKAN. Tetapkan juga PIC Koordinator, PIC PPID Utama, & Staff PIC, pilih Topik yang sesuai (mis. “Pendidikan”), isi Catatan, lalu klik Simpan.

Form disposisi: Organisasi Saat Ini diarahkan ke Dinas Pendidikan — Form disposisi — pilih Dinas Pendidikan, tetapkan PIC & Topik, isi catatan, lalu Simpan.

Begitu disimpan, Organisasi berubah menjadi DINAS PENDIDIKAN dan permohonan berpindah ke antrean SKPD tersebut untuk diproses PIC-nya. Peran kini beralih dari PPID Utama ke Dinas Pendidikan (Bagian C).

Pada tahap ini kode permohonan belum terbit — kode baru muncul setelah Dinas Pendidikan menyatakan dokumen lengkap di langkah 6.

Bagian C — SKPD Dinas Pendidikan

PIC Dinas Pendidikan menerima disposisi, memverifikasi dokumen, menyusun jawaban umum, dan mengunggah surat resmi.

Verifikasi Kelengkapan Dokumen

Dinas Pendidikan

Sekarang giliran Dinas Pendidikan. Login sebagai petugas SKPD, buka permohonan hasil disposisi tadi, lalu pada panel Tindak Lanjut → Checklist Kelengkapan Dokumen centang Sesuai untuk Formulir Permohonan dan Fotokopi KTP, kemudian klik Dokumen Lengkap. Sistem lalu menerbitkan Kode Permohonan (pada contoh ini 26-3740-31), mengirim notifikasi ke pemohon bahwa dokumennya diterima, dan mengaktifkan tombol Lanjutkan Jawaban Permohonan untuk langkah berikutnya.

Verifikasi dokumen lengkap oleh SKPD — Checklist kelengkapan dokumen — klik “Dokumen Lengkap” untuk melanjutkan.

Bila dokumen tidak lengkap, centang Tidak Sesuai, tulis catatan, dan gunakan Ajukan Perbaikan Ke Pemohon — sistem mengirim permintaan perbaikan ke email pemohon.

Susun Jawaban Umum + Upload Surat

Dinas Pendidikan

Masih sebagai Dinas Pendidikan, klik Lanjutkan Jawaban Permohonan. Di halaman jawaban, Hasil Jawaban Permohonan otomatis terisi Diterima. Pada dropdown Pilihan Jawaban Surat, pilih “Jawaban Permohonan Menggunakan Surat” — inilah yang membuat jawaban bertipe umum (memakai surat resmi).

Pilih jenis jawaban umum: Menggunakan Surat — Pilih “Jawaban Menggunakan Surat” — jenis jawaban umum.

Tulis isi Draft Jawaban Permohonan pada editor teks kaya, lalu unggah surat jawaban resmi (PDF/JPG/PNG/DOC, total < 18 MB) pada bagian Upload Attachment. File yang berhasil terunggah muncul di List Attachment. Isi Pesan singkat, lalu klik Kirim Ke PIC PPID Utama.

Upload surat jawaban dan draft terisi — Draft jawaban terisi & surat jawaban resmi terunggah pada Upload Attachment.

Setelah dikirim, permohonan berstatus Menunggu Verifikasi Admin PIC PPID Utama dan menunggu persetujuan berjenjang.

Untuk jawaban umum, wajib melampirkan surat jawaban resmi — berbeda dengan jawaban riset yang tanpa surat.

Bagian D — Persetujuan Berjenjang & Kirim ke Pemohon

Draft jawaban direview bertahap oleh PPID Utama, lalu dikirim ke pemohon.

Persetujuan Berjenjang di PPID Utama

Admin PIC → Staff PIC → Ketua Sub Kelompok

Draft yang dikirim Dinas kini direview berjenjang di PPID Utama. Ketiga tingkat berikut dikerjakan oleh akun yang berbeda (login bergantian): tiap petugas membuka permohonan, memeriksa draft & lampiran surat, lalu mengubah Status menjadi Selesai dan mengklik Kirim untuk meneruskan ke tingkat di atasnya. Bila ada yang perlu diperbaiki, pilih opsi “Revisi …” untuk mengembalikannya ke tingkat sebelumnya.

Persetujuan berjenjang draft jawaban — Tiap tingkat menyetujui (Selesai) untuk meneruskan draft.

Tingkat	Peran	Tindakan
1	Admin PIC PPID Utama	Review draft dari Dinas → Status Selesai → Kirim ke Staff PIC.
2	Staff PIC	Verifikasi ulang → Status Selesai → Kirim ke Ketua Sub Kelompok.
3	Ketua Sub Kelompok (Kasi)	Persetujuan final → Status Selesai → Permohonan siap dikirim ke pemohon.

Riwayat verifikasi mencatat setiap langkah — siapa menyetujui, kapan, & pesannya — sehingga jejak audit lengkap dan tertelusur.

Kirim Jawaban ke Pemohon

Dinas Pendidikan → Pemohon

Setelah disetujui Ketua Sub Kelompok, bola kembali ke Dinas Pendidikan: statusnya menjadi Persiapan Di Kirim Ke Pemohon. Login lagi sebagai petugas SKPD, buka permohonan tersebut, lalu klik Lanjutkan Jawab Ke Pemohon — terbuka form “Kirim jawaban ke pemohon” untuk finalisasi.

Form kirim jawaban ke pemohon: isi Nomor Surat, Tanggal Surat, dan lampiran — Form kirim: isi **Nomor Surat** & **Tanggal Surat** (wajib untuk jawaban umum), pastikan surat jawaban terlampir.

Isi Nomor Surat & Tanggal Surat, pastikan surat jawaban resmi terlampir, lalu klik Kirim Ke Pemohon dan konfirmasi. Sistem mengirim email jawaban beserta surat terlampir ke pemohon, dan permohonan berstatus Selesai.

Jawaban berhasil terkirim ke pemohon — “Jawaban Permohonan Berhasil Terkirim Ke Pemohon”.