Panduan operasional

Cara menggunakan web PPID

Alur kerja dari pengajuan pemohon sampai jawaban terkirim — termasuk verifikasi KTP, akses data pemohon, keberatan, hapus di menu daftar, dan export hari kerja PIC.

Peran Menu dashboard Permohonan Verifikasi KTP Akses data pemohon Menjawab & kirim Keberatan Hapus + catatan Export HK PIC
2Jalur permohonan
6Peran petugas
2 jamAkses data pemohon
3Filter status export
Siapa mengerjakan apa

Peran di web PPID

Setiap akun hanya mengerjakan langkahnya sendiri. Jangan campur tugas koordinator dengan tugas menjawab isi permohonan.

Pemohon

Mengajukan permohonan informasi / keberatan di web publik, lalu menunggu jawaban lewat email dan status di akun.

Koordinator

Hanya verifikasi dokumen identitas (checklist KTP). Menyetujui atau menolak request buka data pemohon. Bukan menjawab isi permohonan.

PIC SKPD

Menjawab permohonan setelah verifikasi. Di permohonan langsung SKPD, PIC SKPD juga yang verifikasi KTP. Mengirim jawaban ke pemohon.

Admin-PPID

Menugaskan permohonan ke staf. Bukan menjawab isi. Tampil di timeline sebagai langkah assign.

Staf

Menjawab setelah ditugaskan Admin-PPID. Revisi staf ikut dihitung di export hari kerja.

Ketua Sub Kelompok

Merespons penyerahan dari staf/admin (persiapan dikirim ke pemohon / ke SKPD). Setelah itu PIC SKPD yang mengirim.

Halaman login panel admin PPID DKI Jakarta
Masuk lewat ppid-dev.animemusic.us/login — username + password, lalu verifikasi captcha.
Dashboard SKPD setelah login
Dashboard SKPD setelah login. Kartu Permohonan / Keberatan membawa ke daftar kerja.
Dashboard Admin-PPID setelah login
Dashboard Admin-PPID — menu admin-permohonan untuk daftar dan verifikasi.
Dua jalur masuk

Alur permohonan

Ada dua cara permohonan masuk. Yang membedakan adalah siapa yang verifikasi KTP.

Jalur A — Online / mobile

Pemohon isi form di web atau aplikasi. Koordinator yang cek KTP. PIC SKPD baru menjawab setelah verifikasi lolos.

  1. Pemohon kirim permohonan
  2. Koordinator verifikasi KTP
  3. PIC SKPD jawab
  4. Jawaban dikirim ke pemohon

Jalur B — Langsung di SKPD

Pemohon datang ke SKPD. Tanda di data: permohonan_langsung_awal = 1. Verifikasi KTP dilakukan PIC SKPD, koordinator tidak dihitung di langkah ini.

  1. Registrasi permohonan langsung di SKPD
  2. PIC SKPD verifikasi KTP
  3. PIC SKPD jawab
  4. Jawaban dikirim ke pemohon
Pemohon ajukan → Verifikasi KTP → SKPD proses → Kirim ke pemohon
Menu daftar Admin: admin-permohonan / permohonan SKPD: skpd / permohonan Registrasi permohonan pakai tombol Registrasi Permohonan
Form registrasi permohonan SKPD
Tombol Registrasi Permohonan membuka form input pemohon dan rincian informasi (jalur langsung SKPD).
Daftar permohonan SKPD
Menu daftar permohonan SKPD — filter status, tanggal export, dan tombol Detail per baris.
Daftar permohonan Admin-PPID
Menu admin-permohonan / permohonan (akun Admin-PPID). Filter status termasuk Perpanjangan, Dalam Proses, Selesai. Export memakai rentang tanggal yang sudah ada.
Langkah pertama petugas

Verifikasi KTP / identitas

Ini checklist dokumen, bukan menjawab isi permohonan. Waktu hari kerja koordinator dihitung dari tanggal permohonan sampai jam verifikasi.

Apa yang dicek

Petugas membuka detail permohonan, cek foto KTP / identitas, lalu menandai verifikasi. Kalau belum lolos, permohonan tidak lanjut ke jawaban.

Siapa yang klik verifikasi

Online: koordinator. Langsung SKPD (langsung_awal = 1): PIC SKPD di kolom Nama SKPD Verifikasi. Kolom koordinator dikosongkan di export.

Hari kerja

Hari kerja dihitung hari kerja kalender dinas, bukan jam dinding semata. Hasilnya ditulis misalnya 0,82 ( 1 hari kerja ).

Form edit permohonan dengan checklist dokumen
Detail permohonan: checklist kelengkapan dokumen (formulir + fotokopi KTP) di kolom tindak lanjut.
Data pribadi tetap masking

Buka data pemohon

NIK, KTP, alamat, email, dan telepon tidak langsung terbuka. User SKPD harus minta izin koordinator, lalu klik tombol sendiri.

1. Request ke koordinator

Di halaman permohonan, data identitas masih blur (kecuali nama). Klik Request Akses ke Koordinator. Alasan wajib diisi.

2. Koordinator setujui / tolak

Kalau ditolak, alasan penolakan tampil dan user bisa ajukan ulang. Kalau disetujui, tombol Show Data Pemohon muncul.

3. Klik Show Data Pemohon

Waktu akses 2 jam mulai dihitung saat tombol ini diklik — bukan saat koordinator menyetujui. Setelah habis, ajukan ulang.

Penting Koordinator / permohonan langsung SKPD punya akses penuh, tetap pakai ikon mata untuk membuka masking. Tidak menambah kolom baru di database untuk hitung waktu ini.
Banner akses data pemohon berakhir dengan tombol Request Akses
Identitas pemohon tetap masking. Banner menunjukkan akses 2 jam sudah habis — tombol Request Akses untuk mengajukan ulang ke koordinator. Nama tetap terlihat; NIK/KTP/alamat blur.
Isi jawaban

Menjawab permohonan lalu kirim

Setelah identitas lolos, petugas mengisi jawaban. Di PPID Utama ada langkah tambahan lewat staf dan Ketua Sub Kelompok.

PIC SKPD menjawab

Untuk jalur online, hari kerja PIC SKPD dihitung dari jam verifikasi koordinator sampai jawaban pertama SKPD.

PPID Utama (kalau ada)

  1. Admin-PPID tugaskan ke staf
  2. Staf jawab (termasuk revisi)
  3. Ketua Sub Kelompok merespons penyerahan (persiapan kirim)
  4. PIC SKPD kirim ke pemohon

Kirim ke pemohon

Status selesai setelah jawaban terkirim. Email lampiran diproses di belakang layar agar tidak putus di tengah jalan.

PIC SKPD → Admin-PPID → Staf (+ revisi) → Ketua Sub Kelompok → Kirim pemohon
Dashboard verifikasi permohonan koordinator
Dashboard koordinator (verify permohonan) — antrian yang menunggu pengecekan identitas.
Daftar permohonan koordinator
Daftar permohonan di sisi koordinator sebelum diteruskan ke PIC SKPD.
Kalau pemohon tidak puas

Alur keberatan

Keberatan diproses terpisah dari permohonan. Survei email sudah dilepas dari alur keberatan.

Langkah

  1. Pemohon ajukan keberatan
  2. Petugas SKPD verifikasi dan jawab
  3. Kirim email jawaban keberatan ke pemohon
  4. Data disimpan, selesai — pindah ke halaman view

Yang tidak terjadi

Setelah kirim keberatan, pemohon tidak menerima email survei. Alur survei di permohonan tidak diubah.

Daftar keberatan informasi publik SKPD
Menu daftar keberatan SKPD. Status Belum Di Periksa menunggu verifikasi. Tombol Registrasi Keberatan di kiri atas.
Menu daftar, bukan flow proses

Hapus permohonan / keberatan

Tombol hapus di menu daftar SKPD wajib isi alasan. Catatan masuk audit log sebagai aksi terpisah dari log update tabel.

Cara pakai

  1. Buka menu daftar permohonan atau keberatan SKPD
  2. Klik hapus
  3. Isi alasan di modal — tanpa catatan, server menolak
  4. Data terhapus, catatan tersimpan

Audit log

Cari aksi Catatan Hapus. Kolom yang sama menampilkan ID permohonan dan kode permohonan supaya mudah dicari. Ini bukan log “update tabel” biasa.

Daftar permohonan SKPD tempat tombol hapus berada
Hapus ada di menu daftar (bukan di form proses). Setelah klik, isi alasan di modal — tanpa catatan server menolak.
Laporan hari kerja

Export Excel HK PIC

Tombol hijau HK PIC di halaman daftar permohonan. Pakai filter tanggal yang sudah ada. Controller terpisah, tidak mengganggu export excel lama.

Cara export

  1. Buka admin-permohonan / permohonan atau daftar permohonan SKPD
  2. Isi tanggal mulai & selesai (pemilih tanggal yang sudah ada)
  3. Pilih status: Selesai / Proses / Perpanjangan
  4. Klik tombol HK PIC

Isi file Excel

Sheet pertama Statistik PIC, plus sheet hari kerja per permohonan dan ringkasan. Angka utuh ditulis 2 hari kerja atau 2 permohonan; pecahan misalnya 1,89 ( 2 ) permohonan.

Kode status

1 = dalam proses, 2 = selesai, 3 = perpanjangan. Filter “Perpanjangan” memakai status 3.

Catatan perhitungan Koordinator tidak dihitung di permohonan langsung SKPD. Nama koordinator PIC diambil dari tabel skpd kalau data permohonan kosong. Total HK per permohonan: dari PIC SKPD sampai kirim ke pemohon.
Toolbar filter tanggal dan export di daftar permohonan admin
Toolbar tanggal + status + Export di daftar admin-permohonan. Filter yang sama dipakai tombol HK PIC (tombol hijau, controller terpisah — tidak mengganggu Export lama).
Toolbar export di daftar permohonan SKPD
Di SKPD, pemilih tanggal dan Export ada di atas tabel daftar permohonan — HK PIC memakai filter yang sama.